Standar operasional prosedur
Tidak
adanya acuan dalam pelaksanaan pekerjaan banyak membuat organisasi tidak
berfungsi dengan baik, hal ini dikarenakan para karyawan bingung atas pekerjaan
yang mereka akan kerjakan selanjutnya dan pihak manajemen pun tidak mempunyai
pedoman dalam pengambilan keputusan. Tidak adanya acuan dalam pelaksanaan
kegiatan administrasi di lingkungan pemerintahan banyak dikeluhkan oleh para
masyarakat, karena dengan tidak adanya acuan pelayanan administrasi menyebabkan
proses pelayanan menjadi ‘terasa’ rumit, lamanya pelayanan dan mengindikasikan
adanya praktik-praktik korupsi. Oleh
karena itu dalam suatu pelaksanaan suatu pekerjaan ataupun kegiatan diharuskan
adanya suatu prosedur, atau yang biasa disebut dengan standar operasional
prosedur (SOP) yang mengatur berbagai tindakan atau cara agar dapat mencapai
tujuan tertentu dengan baik.
A.Pengertian
SOP
Administrasi
merupakan kegiatan yang sangat luas cakupannya, tidak hanya sekedar pekerjaan
tata usaha saja tetapi pekerjaan mulai dari pengumpulan data hingga menentukan
suatu kebijakan organisasi merupakan bagian dari kegiatan administrasi. Begitu
pula halnya dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan salah satu
bagian dari kegiatan administrasi khususnya mendalami prosedur, system dan
kegiatan pendokumentasian dalam administrasi suatu organisasi.
Agar
memahami kegiatan dalam suatu pekerjaan dengan baik setiap organisasi harus
memiliki suatu acuan, instruksi ataupun prosedur kerja. Karena dengan adanya
prosedur atau acuan ini para karyawan, atasan, manajemen maupun masyarakat
mendapatkan suatu kejelasan serta kemudahan transparansi dalam setiap prosedur
pelayanan yang diberikan. Ada beberapa istilah acuan dalam pekerjaan, antara
lain Work Instruction (Instruksi Kerja) dan Standar Operasional Prosedur (SOP).
Kedua istilah tersebut memiliki fungsi dan makna yang sama yaitu sebagai acuan
kerja perbedaannya hanya dari pemakaian istilah / bahasa dalam tiap-tiap
organisasi.
Standar
Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah
berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai
dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang
bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang
dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good
governance.
Standar
operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena
SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan
dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja
organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua
satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah
setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar
operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.
Di sadur dari artikel website
Universitas Kristen Petra, terdapat beberapa pengertian mengenai Standar
Operasional Prosedur (SOP), yaitu :
1. SOP adalah serangkaian
instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan
secara berulang pada sebuah organisasi. (EPA, 2001)
2. SOP adalah suatu panduan
yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan.
(FEMA, 1999)
3. SOP adalah serangkaian
instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. (Lingappan, 2000)
4. SOP adalah suatu panduan
yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari
semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. (Developing, 2003)
B. Fungsi,
Tujuan dan Manfaat SOP
Dalam
artikel website Universitas Kristen Petra, dijelaskan fungsi dari penerapan SOP
ialah untuk mendefinisikan semua konsep dan teknik yang penting serta
persyaratan yang dibutuhkan, yang ada dalam setiap kegiatan yang dituangkan
kedalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam
pelaksanaan kegiatan sehari-hari (Stupp, 2001). Dengan demikian dapat kita
lihat dari fungsi SOP diatas bahwa tujuan dari adanya SOP ini yaitu untuk
memberikan suatu konsep yang jelas, dipahami oleh semua orang dan dituangkan
pada suatu dokumen prosedural dalam setiap kegiatan. Sedang manfaat adanya
Standar Operasional Prosedur (SOP) yaitu :
·
Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses
yang dijalankan
·
Adanya standarisasi kegiatan
·
Membantu dalam pengambilan keputusan
·
Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas
sebuah organisasi
·
Mengarahkan suatu pekerjaan kepada konsep yang
jelas
·
Dapat digunakan sebagai sarana untuk
mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan
·
Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap
proses layanan
·
Dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi
staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan
·
Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan
menggantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem dalam organisasi
·
Dapat digunakan sebagai sarana audit sistem
informasi
C. Pengembangan
SOP
Langkah-langkah pengembangan adalah sebagai
berikut:
¨ Pembentukkan
tim dan kelengkapannya
¨ Pengumpulan
informasi dan identifikasi alternatif
¨ Analisis
dan pemilihan alternatif
¨ Penulisan
SOP
¨ Pengujian
& Review SOP
¨ Pengesahan
SOP
¨ Peraturan
Per-UU-an
¨ Lingkungan
Operasional
¨ Kebutuhan
organisasi & Stakeholder
¨ Penilaian
kebutuhan
Pengumpulan informasi dan data
yang diperlukan untuk membuat SOP dapat dilakukan melalui brainstorming, focus
group, wawancara, survey, benchmark dan telaahn dokumen.
D.Bentuk-bentuk
SOP
Dalam
mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu
organisasi, bentuk dan jenis SOP yang dibuat haruslah sesuai dengan budaya dan
sistem organisasi itu sendiri. Karena inti dari pembuatan SOP ini adalah untuk
memudahkan dan menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak.
Menurut Stup (2001), ada
beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur
(SOP), yaitu :
1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak
membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang
memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih
dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.
3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti
Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak
terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic
Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang
menjadi tujuan dari suatu prosedur.
4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak
keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana
yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus
diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam
penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda.
D. Format SOP
Format SOP bervariasi diantara
organisasi. Tidak ada format baku yang wajib dianutnya. Pada umumnya SOP
(adminsitrasi) mempunyai kelengkapan sebagai berikut:
Sistem penomoran: penting untuk
pengintegrasian SOP individual ke dalam
seluruh sistem.
Kategori SOP : misal
penanganan data (DATA), administrasi (ADM).
Tanggal efekti :
tanggal dimana SOP secara resmi digunakan.
Tanggal revisi :
tanggal diperlukannya revisi secara periodik jika diperlukan.
Halaman
judul : judul,nomor identifikasi SOP, tanggal pembuatan /revisi,
tandatangan dan tanggal penandatanganan oleh pejabat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar